Was soll der erste Agent übernehmen?

Stellen Sie sich einen Zulieferbetrieb vor. Im Einkauf trifft eine Auftragsbestätigung als PDF ein. Eine Mitarbeiterin öffnet die Bestellung im ERP, vergleicht Menge und Liefertermin und fragt bei Abweichungen nach. Genau hier könnte der erste Agent helfen. Sein Auftrag wäre zunächst, den Vergleich vorzubereiten und jede Abweichung zu begründen. Den bestätigten Liefertermin zu überschreiben oder dem Lieferanten zu schreiben, wäre noch nicht erlaubt. Mit dieser Grenze lässt sich der Nutzen prüfen, bevor der Agent weitere Schreibrechte bekommt.

Beschreiben Sie diesen Ablauf so, dass der Einkauf Anfang und Ende wiedererkennt. Am Anfang steht das einer Bestellung zugeordnete Dokument. Am Ende ist jede Position verglichen oder mit einer klaren Rückfrage versehen. Sammeln Sie intern freigegebene Beispieldokumente samt zugehörigem ERP-Stand. Nehmen Sie auch die unbequemen Fälle dazu: eine andere Mengeneinheit, eine Teillieferung, eine doppelte Bestätigung und eine Bestellung, die sich inzwischen geändert hat. Mit solchen Beispielen wird deutlich, welche Arbeit Sie abgeben wollen.

Gehen Sie den Ablauf Schritt für Schritt durch. Schreiben Sie zu jeder Aktion auf, welche Quelle und welches Feld sie braucht, welches Konto sie verwendet und was sie verändern darf. „ERP angebunden“ lässt all das offen. Eine Bestellposition lesen, eine Notiz ergänzen und einen Termin ändern verlangen unterschiedliche Rechte. Fragen Sie nach der vorgesehenen Schnittstelle und Ihrer Systemversion. Sobald der Agent schreiben darf, kommt eine weitere Frage hinzu: Woran erkennt er nach einem Verbindungsabbruch, ob die Buchung schon erfolgt ist?

Die Anbieter setzen an unterschiedlichen Stellen an. Copilot Studio nennt Konnektoren und externe Wissensquellen. UiPath beschreibt wiederverwendbare Dienste, die mehrere Schnittstellenaufrufe zusammenfassen. Glean unterscheidet zwischen eigenen Daten, die über das Indexing SDK hinzukommen, und eigenen Aktionen auf Basis von OpenAPI.^1,2,3,4,5

Lassen Sie sich deshalb den Weg Ihrer Auftragsbestätigung zeigen: vom gelesenen Dokument bis zu der Änderung, die im ERP geplant ist. Eine vorgeführte Suche kann überzeugend sein und die Frage nach einer richtigen Bestelländerung trotzdem offenlassen. Muss der Anbieter dafür eine Erweiterung bauen, gehört diese ausdrücklich ins Angebot. Halten Sie fest, was schon verfügbar ist und was erst geliefert werden soll.

Schicken Sie allen Kandidaten dieselbe Aufgabenbeschreibung. Ihr Fachbereich legt die Regeln fest und entscheidet über Grenzfälle; Ihre IT verantwortet Zugänge und freigegebene Datenwege. Das Angebot muss sagen, wer die Dokumentverarbeitung und Schnittstelle baut und wer den laufenden Ablauf überwacht. Auch das Bereinigen unvollständiger Stammdaten ist Arbeit. Bleibt sie stillschweigend bei Ihnen, vergleichen Sie am Ende unterschiedliche Leistungen unter derselben Überschrift.

Nexus beschreibt, dass ein eigener Engineer den ersten Ablauf mit dem Kundenteam in dessen Werkzeugen aufbaut. Separat bestätigt das Unternehmen erfahrene Berater und eine Abrechnung je automatisierter Rolle, ohne Tagessätze oder Abrechnung nach Beraterzeit. Diese zusätzlichen Angaben stammen direkt von Nexus.^6,7

Bei diesem Angebot kommt es darauf an, was zur automatisierten Rolle gehört. Nur der Vergleich von Dokument und Bestellung? Auch die Rückfrage beim Lieferanten und spätere Anpassungen? Bei einer Plattformlizenz müssen Sie entsprechend festhalten, wer aus Ihrem Haus oder bei einem Partner den Ablauf baut. Beide Wege brauchen für jeden notwendigen Arbeitsschritt eine benannte Person oder Firma, die ihn tatsächlich liefert.

Für unseren Beispielfall könnte der Auftrag so lauten: „Nach Eingang einer freigegebenen Auftragsbestätigung vergleicht der Ablauf deren Positionen mit dem aktuellen Bestellstand. Er zeigt die verwendeten Quellen, Abweichungen und offene Zuordnungen. Ohne gesonderte Freigabe verändert er keine Bestelldaten und versendet keine Nachricht.“ Legen Sie die erlaubten Felder, die Beispieldokumente und fachlich bestätigte Musterergebnisse bei. Das ist ein Vorschlag für Ihre Anfrage, keine Beschreibung einer bereits geprüften Produktfunktion.

Lesen Sie die Antworten anschließend als zusammenhängenden Ablauf. Ist jede Schnittstelle geklärt? Hat jede Arbeit einen Verantwortlichen? Gibt es einen Weg zurück, falls der Agent nicht wie erwartet arbeitet? Wo eine Antwort fehlt, ergänzen Sie die Anfrage vor der Vergabe. Eine Zusage wie „funktioniert mit ERP“ genügt nicht. Der Anbieter soll für Ihre Aktionsliste erklären, wie er die Funktion nachweist. Dieses ausgefüllte Blatt nehmen Sie später mit in die Abnahme.